IAALD 10^th World Congress
Dakar, Sénégal, 24 to 28 January 2000
Challenges facing the agricultural information community
In the third millennium

DEVELOPPEMENT DES RESSOURCES HUMAINES ET DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL A L’IPD/SAHEL

A . Diop
Institut Panafricain pour le Développement/ Afrique de l’Ouest et du Sahel (IPD/AOS)
01 BP 1756 Ouagadougou – Burkina Faso (West-Africa)
E.mail: diopam@hotmail.com

Cette communication vise à montrer l’apport des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) au développement des ressources humaines et subséquemment au développement institutionnel de l’IPD/Sahel.

A cet effet, l’étude indique l’organisation du réseau de l’institut Panafricain pour le Développement. Le service de documentation de l’IPD/ Sahel, crée en même temps que l’institut, en 1977, outre la fourniture de produits et services documentaires, offre aux agents des services d’information, deux sessions de formation. L’une en Techniques Documentaires et Gestion des Services de Documentation (TGDOC) et l’autre en Gestion des Documents et de l’Information Administrative (GESDIA).

Les NTIC introduites en 1985 vont avoir un impact positif sur le développement des capacités du personnel du service de documentation et élargir la gamme des produits de formation par de nouvelles unités : Micro-informatique documentaire (niveau 1 et 2), sans oublier l’enrichissement des produits traditionnels de formation. Une offre de produits et de services étoffés a entraîné une demande accrue de services de consultation, d’appui et de partenariat et par delà, un apport significatif à la renommé, à l’image et à l’équilibre financier de l’institution.

De tels résultats sont le fruit de la coopération avec le Centre Technique de Coopération Agricole et Rurale (CTA), l’Ecole Internationale de Bordeaux, et le Centre de Recherches pour le Développement International (CRDI), soutenue à l’intérieur de l’institut par une vision et une planification stratégique, accompagnées par une politique de développement, de rétention et de motivation du personnel.

Pour rendre compte de notre action et des résultats y afférents, l’étude a exploité les sources internes d’information et la bibliographie produite par le service d’information.

Keywords

INFORMATION SERVICE/TRAINING COURSE/HUMAN RESSOURCE DEVELOPMENT/INSTITUTIONAL DEVELOPMENT

Introduction

L’Institut Panafricain pour le Développement est issu de l’Association Internationale du même nom fondée en 1964. L’objet de l’association est : « d’aider au développement économique, social et culturel des pays africains par la formation de responsables africains ».

Les décisions de l’association sont exécutées sur le terrain par quatre instituts régionaux et un secrétariat général.

• L’Institut Panafricain pour le Développement/Afrique Centrale (IPD/AC) qui dessert les pays francophones d’Afrique Centrale et de l’Océan indien à Douala au Cameroun depuis 1965.

• Panafricain Institute for Development/ West Africa (PAID/WA) qui cible les pays anglophones de l’Afrique de l’Ouest et du Centre établit en 1970 à Buéa au Cameroun.

• L’Institut Panafricain pour le Développement/Afrique de l’Ouest et du Sahel (IPD/AOS) qui est tourné vers les pays francophones de l’Afrique de l’Ouest et du Sahel à Ouagadougou au Burkina Faso en 1977.

• Panafrican Institute for Development/East and Southern Africa (PAID/ESA) qui couvre les pays anglophones de la partie Est et Australe de l’Afrique à Kabwé en Zambie depuis 1978.

Le Secrétariat Général a son siège à Douala depuis 1970.

La vocation principale de l’IPD est la formation. Celle-ci est appuyée par la recherche. Cette recherche est action. L’appui-conseil, fournit aux communautés et aux organisations les résultats de la recherche et de la formation.

Les instituts de l’Association sont soutenus par des services d’information dont le rôle consiste à irriguer le personnel, les programmes, les projets et les partenaires, d’information utile pour le développement de leurs capacités personnelles et les besoins institutionnels. Chaque service de documentation est géré par un documentaliste. Il est secondé par un assistant documentaliste. C’est dans ce contexte particulièrement favorable, que le service d’information mettra en œuvre une stratégie de promotion des ressources humaines, pour le développement de produits de formation, de services d’appui, de consultation et de partenariat.

Le service pédagogique de l’institut a mis à notre disposition les catalogues annuels des sessions de formation et les statistiques de fréquentation de ces sessions. Les premiers recensent les projets de formation résidentiels. Les secondes, fournissent des informations sur les stagiaires, les demandes, et les prescripteurs de la formation.

Le grand livre, document comptable qui récapitule les différents comptes et leur mouvement, a permis de collecter toutes les données financières relatives aux sessions de formation.

Enfin, la bibliographie provient pour l’essentiel de nos publications sous forme d’articles de revues ou de documents stratégiques de gestion.

Notre méthode a consisté à développer des unités de formation continue en information et documentation au fur et à mesure que le personnel accédaient aux compétences adéquates. Notre stratégie a offert l’opportunité aux ressources humaines de maîtriser les NTIC et d’acquérir des compétences pédagogiques nécessaires à un transfert adéquat du savoir afférent à ces technologies. A cet effet, nous avons utilisé opportunément le programme international de formation continue en information agricole du CTA dénommé : PROGEFIA (CTA 1989).

Ce programme prévoyait des sessions de formation planifiées sur trois niveaux jugés satisfaisants pour l’acquisition des compétences nécessaires à la maîtrise de la micro-informatique documentaire et le logiciel CDS/ISIS de l’UNESCO. Le premier niveau a eu lieu en juin 1990 à l’Ecole Internationale de Bordeaux (EIB). Le second à l’Ecole de Bibliothécaires, Archivistes, et Documentalistes (EBAD) de l’Université de Dakar en juin 1991. Le dernier à l’EIB en 1992. La fin de ce programme a été couronnée par une formation de formateurs en CDS/ISIS en mars/avril 1993 à l’EIB. Le documentaliste assistant de l’IPD/Sahel a suivi toutes ces sessions de formation. De ce fait, il a acquis les compétences techniques et les aptitudes pédagogiques utiles pour l’exécution d’actions de formation dans le domaine.

Avec l’expansion d’INTERNET, le CTA a mis en place un dispositif de formation à la conception de pages WEB et à l’utilisation des réseaux électroniques. Notre collègue a suivi l’un des cours francophones organisés à Dakar (Sénégal ) en juillet 1998.

Par ailleurs, la volonté de doter le personnel de l’ensemble des compétences relatives aux NTIC, nous a poussé à offrir à l’assistant documentaliste un stage à l’Association pour le Développement de la Riziculture en Afrique de l’Ouest (ADRAO). Le stage visait l’acquisition du savoir-faire nécessaire en matière d’exploitation des CD-ROM.

Les résultats de cette démarche se sont traduits par le développement de nouveaux programmes de formation avec comme corollaire : l’amélioration des finances et de l’image de l’institut et l’atteinte des objectifs institutionnels.

1. Développement de nouveaux programmes

Cette phase a commencé avec l’élaboration et l’implantation de la session de formation en micro-informatique documentaire avec le logiciel CDS/ISIS (MICRODOC 1). Cette assise a été facilitée par le programme hérité du PROGEFIA. La session de formation démarra en mai 1992. Depuis cette date, l’institut a organisé 8 sessions suivies par 94 stagiaires.

Nous envisageons, en l’an 2001 de mettre en place une session de formation à la conception de pages WEB et utilisation des réseaux électroniques. Cela, pour transférer les compétences acquises du cours de 1998 et du savoir-faire obtenu de l’organisation, avec le CTA, d’un cours de deux semaines sur le même thème en juin 1999 à Ouagadougou.

Ces développements de programmes ont accompagné et soutenu les améliorations apportées aux sessions de formations traditionnelles du service d’information. C’est ainsi que Le contenu du programme de l’unité de formation en Techniques Documentaires et Gestion des Services d’Information (TGDOC), a inclue l’utilisation de la micro-informatique pour la gestion des fichiers et la production d’index.

Le cours de Gestion des Documents et de l’Information Administrative (GESDIA) a également été revu dans le même sens que l’unité de formation citée ci-dessus.

2. l’apport à la régularisation des finances

Une partie des ressources de l’IPD/Sahel provient des prestations payantes fournies aux demandeurs de services. Cet apport est réinjecté dans nos sessions de formation. Le graphique qui suit, montre les résultats financiers des produits et services de 1989 à nos jours en milliers de francs CFA.

Graphique N°1 : Résultats financiers des Unités de Formation en milliers de francs

3. l’atteinte des objectifs institutionnels

La formation des cadres étant une mission de premier ordre de l’organisation, toutes les actions entreprises dans ce sens contribuent à l’atteinte des objectifs de l’institut, il en est de même de la couverture équilibrée des besoins de formation de la région.

3.1 Objectifs quantitatifs

Graphique n°2 : Effectifs par année des stagiaires formés depuis1988.

Graphique N°3 : Couverture géographique des UF en information/documentation

Ce graphique montre la couverture par pays de besoins de formation. On constate que l’effet de siège et celui de la proximité jouent en faveur du Burkina Faso et du Niger.

3.2 Objectifs qualitatifs

Outre les aspects quantitatifs ci-dessus, la contribution du service d’information révèle des aspects favorablement accueillis par les partenaires de l’institut.

Le suivi à distance des stagiaires des unités de formation en information

L’usage des NTIC nous a permis de résoudre, à distance, les obstacles auxquels sont confrontés les anciens stagiaires. A la fin de chaque stage, depuis 1994, les stagiaires ouvrent une boite postale électronique et, par des échanges INTERNET, nous leur apportons les conseils utiles. Cette formule, de suivi à distance, lorsqu’il a été révélé aux ‘’évaluateurs’’ commis par le gouvernement néerlandais pour l’appréciation du fonctionnement de l’institut en 1997, a largement contribué à emporter la satisfaction de nos partenaires financiers.

Par ailleurs, ce résultat a donné l’occasion à la direction de l’institut des axes de réflexion pour la mise en œuvre de projet de formation à distance.

Partenariat élargi

La maîtrise des NTIC et de l’exploitation du logiciel de gestion des bibliothèques CDS/ISIS a considérablement élargi la gamme des partenaires de l’institut. Outre le CTA, des partenaires privés, venant d’autres régions du monde, font appel à nos services de consultation pour l’exécution de projets comportant un volet de création, de restructuration ou de modernisation de services et de systèmes d’information.

 

3. L’amélioration de l’image de l’institut

Toutes ces actions ont semblablement contribué à donner à l’IPD/Sahel une meilleure image dans la région. Par ailleurs, la visibilité de l’institut en s’accroissant va renforcer cette image. C’est dans cette direction que va la publication récente d’un manuel dans une de ces collections «les cahiers de l’IPD/PAID reports ». ‘’ CDS-ISIS. WINISIS : Créer et gérer votre base de données’’.

La réussite des projets entrepris par le service d’information de l’IPD/Sahel a été obtenue, parce que certaines conditions étaient réunies. Il nous paraît du reste que de telles conditions sont, entre autres, nécessaires pour le succès de programmes de développement institutionnel.

La mise en ouvre de ces projets et activités a été toujours soutenue par un plan stratégique (Diop.- 1994). Ce dernier au-delà de son intérêt mobilisateur, est principalement un guide pour l’action et la réflexion dans la mesure où il canalise les énergies vers un même but.

La seconde condition consiste, de la part des partenaires au développement, à mettre en œuvre des programmes et projets soutenus par une stratégie d’appropriation des activités par les cibles visées, pour les rendre autonome à long terme. Telle fut la caractéristique principale du PROGEFIA. Elle fut également soutenue par une confiance réelle envers les partenaires appuyés, d’une écoute attentive de leurs besoins et d’une observation permanente de leurs attitudes.

La dernière condition, s’attache à la motivation des ressources humaines. En effet, lorsqu’on donne au travailleur l’occasion d’acquérir des performances nouvelles, il faut le stimuler en enrichissant ses tâches et en améliorant son statut professionnel (Diop 1991). Ces mesures participent à l’épanouissement et à la rétention du personnel.

Bibliographie

CTA, 1989 - Programme Général pour la formation en Information Agricole : Document N° 3. partie B – Objectifs, activités et organisation du programme général, 44p.

Diop A., 1991 - Le marketing de l’unité de formation en techniques documentaires à l’IPD/Sahel, L’Ecluse, Vol. 3, N° 4, pp 16-20

Diop A., 1994 - Orientations stratégiques du service d’information de l’IPD/AOS les cinq prochaines années (1995-1999), 10 p. (Document interne)

IPD, 1978 - Principes directeurs de l’Association Internationale « Institut Panafricain pour le Développement », 6p.

Diop A., 1991 - Le réseau national de documentation agricole du Burkina Faso.- Documentaliste, vol.28, N° 1, pp 19-26